Tại môi trường công sở ở Nhật Bản, email là phương tiện liên lạc và trao đổi thông tin cơ bản giữa các cá nhân bên trong tổ chức.
Trong bài viết này, Riki sẽ hướng dẫn bạn cách viết email tiếng Nhật tiêu chuẩn bằng cách chỉ ra 7 điều cần lưu ý khi soạn thảo loại văn bản đặc thù này trong môi trường công sở Nhật Bản.
1. 7 điều bạn nhất định phải lưu ý khi viết email tiếng Nhật
Trong cách viết email tiếng Nhật chuẩn chỉnh, bạn cần phải có đủ 7 thành phần như sau khi soạn thảo thông tin cho người nhận:
1.1. 宛名 – Người nhận
Đây là phần nội dung được viết ở ngay dòng đầu tiên của email nhằm mục đích nêu rõ danh xưng của người nhận. Danh xưng của người nhận thường có 3 loại sau:
| Loại danh xưng | Ví dụ |
| Tên công ty, tổ chức | ABC株式会社 – Công ty cổ phần ABC |
| Tên chức vụ | 最高経営責任者 – Tổng giám đốc |
| Họ và tên đầy đủ | 宇多田 光様 – Bà Utada Hikaru |
Một vài lưu ý khi ghi danh xưng:
- Khi người nhận là đối tác,người ngoài công ty thì phải ghi đầy đủ tên công ty, và bổ sung thêm hậu tố 様 sau tên người nhận.
- Khi người nhận là người cùng công ty với mình thì chỉ cần ghi tên bộ phận,sau đó thêm さん sau tên là được.
1.2. 挨拶 – Chào hỏi
Người Nhật rất coi trọng lễ nghi trong giao tiếp. Chính vì vậy trong cách viết email tiếng Nhật, bạn sẽ cần có một phần chào hỏi thật trang trọng và lịch sự cho người nhận.
Dưới đây là một vài mẫu câu chào hỏi thường được sử dụng:
Đối với các liên lạc ở bên ngoài công ty
- お世話になっております – Cảm ơn anh/chị đã luôn giúp đỡ tôi.
- 突然のご連絡失礼いたします – Tôi xin lỗi vì đã liên lạc anh/chị đột ngột thế này.
- ご無沙汰しております – Đã lâu không gặp anh/chị.
Đối với các bên liên lạc ở trong công ty
- お疲れ様でした – Anh chị đã vất vả rồi.
- 横から失礼いたします – Xin phép anh chị tôi từ…
1.3. 名乗り – Xưng tên
Sau khi chào hỏi xong bạn sẽ cần phải viết tên tổ chức, hoặc chức vụ và họ tên đầy đủ của mình. Phần xưng tên này trong cách viết email tiếng Nhật cũng quan trọng hệt như việc trao danh thiếp lúc trực tiếp gặp mặt đối tác.
Đối với phần này, bạn có thể sử dụng các cấu trúc thông dụng là:
- Chức vụ + をしております.
- Họ và tên – と申します.
- Họ và tên – です
Ví dụ về cách xưng tên trong cách viết email tiếng Nhật:
- 株式会社 情報システム本部のアインと申します。(dùng ngoài công ty)
- チームのアインです。(dùng trong công ty)
>> Khám phá thêm: Top 10 công ty Nhật Bản có mức lương cao tại Việt Nam
1.4. 要旨 – Nội dung chính
Khi các thủ tục chào hỏi và xưng danh đã hoàn tất, bạn sẽ bắt đầu đi vào nội dung chính của email. Mục đích của phần này là nêu khái lược thông điệp của email để người nhận có thể dễ dàng nắm được.
Dưới đây là một số ví dụ về nội dung chính mà bạn có thể tham khảo:
- 打ち合わせの日程について、ご相談いたします – Tôi xin phép được trao đổi về lịch trình buổi họp.
- 先日のお礼を申し上げたく、メールをお送りしました – Tôi viết mail này để thể hiện sự cảm ơn anh/chị về việc hôm trước.
- … についてお詫びを申し上げたく、ご連絡いたしました – Tôi liên lạc để xin lỗi về việc…
Trong trường hợp cần người nhận phản hồi sớm, bạn có thể sử dụng các mẫu câu như:
- お手数ですが、ご確認よろしくお願いいたします – Thật phiền anh/chị, nhưng nhờ anh/chị xác nhận giúp tôi.
- お返事をお待ちしております – Tôi đang chờ hồi âm của anh/chị.
>> Bạn có muốn nhận ưu đãi?
Giảm giá 20% cho khoá học tiếng Nhật Business + BJT dành cho người đi làm tại các công ty Nhật.
Click ngay vào ảnh nhận tư vấn thông tin chi tiết từ Riki nhé.
1.5. 詳細 – Nội dung chi tiết
Phần nội dung chi tiết là nơi mà bạn cần phải giải thích những thông tin mà mình muốn truyền đạt với đối phương một cách cụ thể. Điều quan trọng là bạn phải diễn giải thật dễ hiểu, tránh những cách diễn đạt quá cầu kỳ.
Một vài lưu ý khi viết nội dung chi tiết trong cách viết email bằng tiếng Nhật:
- Một dòng không dài quá 20 – 30 chữ, chú ý xuống dòng ở chỗ thích hợp.
- Hãy cố gắng truyền tải thông tin ngắn gọn, súc tích làm sao cho đúng với tiêu đề của email, tránh dùng những câu phức dài.
- Lưu ý quy tắc 5W2H (khi nào いつ/ ở đâu どこ / ai 誰 / cái gì 何 / tại sao 何故 / như thế nào どうする / bao nhiêu いくら).
- Kiểm tra thông tin quan trọng về thời gian và địa điểm trước khi gửi email.
1.6. 結びの挨拶 – Chào hỏi gắn kết
Trong môi trường công sở Nhật Bản, hầu hết người nhận email sẽ là các đối tác, đồng nghiệp mà bạn sẽ phải giữ liên lạc và cùng làm việc trong tương lai.
Chính vì vậy, ở phần sau của email luôn cần có một câu chào hỏi gắn kết để tạo tiền đề cho những sự trao đổi và hợp tác của hai bên sau này.
Một vài mẫu câu chào hỏi gắn kết thông dụng:
- 今後ともよろしくお願いいたします – Sau này cũng rất mong anh chị giúp đỡ
- ご検討の程、よろしくお願いいたします – Rất mong anh chị xem xét
- 引き続きよろしくお願いいたします- Rất mong anh chị tiếp tục (công việc)
- ご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします – Rất mong nhận được sự hợp tác từ phía anh chị.
>> Tìm hiểu thêm: Bạn đã biết 12 nét văn hoá trong công ty Nhật nhất định phải biết chưa?
1.7 署名 – Ký tên
Tương tự như những nơi khác, cách viết email tiếng Nhật yêu cầu việc phải có phần ký tên và lưu lại thông tin bản thân ở cuối cùng. Bố cục của phần kết này như sau:
- 発信者の会社名、部職名 – Tên công ty, tên phòng ban của mình
- 発信者名 – Tên người gửi
- 郵便番号 – Mã bưu điện
- 会社の所在地 – Địa chỉ trụ sở chính của công ty mình
- 電話番号 – Số điện thoại
- FAX – Số fax
1.8 Bài văn mẫu theo cách viết email tiếng Nhật
| 株式会社●●●● ●●●●様 (宛名 – Người nhận) お世話になっております。(挨拶 – Chào hỏi) 一般社団法人日本ビジネスメール協会の山田太郎です。(名乗り – Xưng tên) ●●●●のお打ち合わせ日程についてご相談です。(要旨 – Nội dung chính) 候補日をお送りしますので、●●様のご都合をお聞かせください。 ＜候補日時＞(詳細 – Nội dung chi tiết) —————————————— ●月●日（●）●時～●時 ●月●日（●）●時～●時 ●月●日（●）●時～●時 ●月●日（●）●時～●時 ※予定時間は1時間 —————————————— いずれの時間帯も、ご都合が悪い場合は遠慮なくお知らせください。 調整しますので、候補日を複数いただけると幸いです。 よろしくお願いいたします。(結びの挨拶 – Chào hỏi gắn kết) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 一般社団法人日本ビジネスメール協会 山田 太郎（YAMADA Taro） 〒101-0052 東京都千代田区神田小川町2-1 KIMURA BUILDING 5階 電話 03-5577-3210 / FAX 03-5577-3238 / メール info@businessmail.or.jp (署名 – Ký tên) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 一般社団法人日本ビジネスメール協会 https://businessmail.or.jp/ アイ・コミュニケーション公式サイト http://www.sc-p.jp/ ビジネスメールの教科書 https://business-mail.jp/ |
2. Những trường hợp không nên dùng email
2.1. Khi có công việc quan trọng, cần thỏa luận trực tiếp
Khi nảy sinh công việc quan trọng với quy trình phức tạp, bạn sẽ cần phải thỏa luận trực tiếp với đối phương để nắm được thông tin rõ ràng.
Đặc biệt, khi bạn gây ra một sai lầm lớn cần phải có sự trao đổi với cấp trên hoặc đồng nghiệp, tuyệt đối không nên liên lạc bằng email.
2.2. Trường hợp đi làm muộn hoặc cần phải xin phép nghỉ
Nếu bạn đến muộn hoặc vắng mặt (trong cuộc họp, hội thảo…), viết email xin phép là điều tối kị. Hãy ngay lập tức gọi điện trực tiếp xin phép cấp trên để nói rõ tình hình của mình.
3. Muốn làm chủ tiếng Nhật thương mại, cần học gì?
Cách viết email tiếng Nhật là kỹ năng cơ bản mà bạn cần có khi làm việc tại các môi trường sử dụng tiếng Nhật thương mại. Đáng tiếc là hiện nay vẫn chưa có nhiều khoá học và trung tâm tiếng Nhật đào tạo những kiến thức cơ bản nhưng cũng vô cùng cần thiết này.
Bạn có thể tham khảo thêm bài viết: Thông tin quan trọng cần biết về kì thi tiếng Nhật BJT tại Việt Nam
Tin mừng là trong thời gian sắp tới Riki Online sẽ khai giảng một khóa ôn luyện Kỳ thi tiếng Nhật thương mại BJT, với lộ trình và khung kiến thức bám sát đề thi của những năm gần đây.
Bạn có thể tham khảo thêm bài viết: Những thông tin quan trọng cần biết về kì thi tiếng Nhật BJT tại Việt Nam – kì thi quan trọng cho những ai muốn phỏng vấn vào các công ty Nhật
Đặc biệt, 100% bài giảng trong khoá học này được thiết kế bởi đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm tới từ Riki và Đại học Ngoại ngữ – Đại học Quốc gia Hà Nội.
[HOT] ƯU ĐÃI HỌC PHÍ KHOÁ HỌC TIẾNG NHẬT BUSINESS + BJT
Nhân dịp mới ra mắt khoá học BJT online, Riki Nihongo đặc biệt dành tặng 50 suất ƯU ĐÃI HỌC PHÍ 20% dành cho 50 bạn đầu tiên đăng ký combo khoá tiếng Nhật Business + khoá luyện thi BJT trước ngày 15/9/2021.
Liên hệ ngay với Riki để nhận ưu đãi giảm 20% học phí TẠI ĐÂY.
Riki Nihongo
